Статья написана для журнала Системный Администратор

Не секрет, что в любой современной организации даже небольшого размера циркулулирует достаточно большое количество разного рода документов. Год-два и исполнители без должной организации уже не смогут справляться с их обработкой и будут буквально завалены различного рода иструкциями, отчетами, предписания и так далее. Применение свободной ECM (Enterprise Content Management systems) системы Alfresco позволит решить, большую часть задач по обработке документации на всех этапах. И это еще не все ее возможности.

Назначение ECM Alfresco

Информационные ресурсы состоят из файлов разрабатываемых самими пользователями и поступающих из вне, имеющие свое назначение, формат, сроки исполнения. Все данные изначально слабо структурированны и если не принять надлежащие меры по их систематизации, любая попытка заниматься позитивной деятельностью будет сведена на нет, необходимостью поиска нужных данных, лица ответственного за исполнение и так далее. Попытки упорядочить весь цикл “жизни” документа на всех этапах от создания, согласования, регистрации, рассмотрения, тестированияи, исполнения, публикации и архивирования ведется уже давно. В итоге разработано большое количество стандартов и сегодня доступен ряд готовых решений, задача которых ускорить прохождение документов на всем жизненном цикле, а также улучить взаимодействие сотрудников принимающих участие в их создании. Система, удовлетворяющая современным требованиям должна как минимум иметь средства контроля версий и взаимосвязей электронных документов, блокировку на время редактирования, позволять работать с метаданными, обеспечивать требуемую безопасность и разграничение доступа, поиск, упрощенную публикацию, преобразование и импорт с бумажных носителей, хранение и архивирование. В международной классификации такие системы относят к классу ECM систем (Enterprise Content Management systems, системы управления информационными ресурсами предприятия). В Российской терминологии чаще используется термин – системы электронного документооборота (СЭД). Учитывая большое количество функций ECM-системы достаточно сложны по внутреннему устройству и достаточно дороги. Хотя в использовании они довольно просты. Самыми извесными представителями данного класса, являются коммерческие Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) [2] и DIRECTUM [3]. Есть ряд в списке решений и имеющие свободную лицензию, например Alfresco [4] о котором пойдет речь далее в статье и eZ Publish [5].
Alfresco относительно молодая ECM-система, проект возник в 2005 году. Сообщается, что команда учавствующая в создании Alfresco имеет более чем 15 летний опыт разработки и эксплуатации подобных систем. Среди них – один из руководителей Documentum – John Newton (Джон Невтон) и Джон Повелл (John Powell) Chief Operating Officer Business Objects. Поэтому они четко представляют, слабые и сильные стороны альтернативных решений и главное как должен выглядеть конечный результат.
Alfresco построен исключительно на открытых стандартах, в разработке используется принцип свободного ПО, доступен исходный код системы. Модульный дизайн позволяет при необходимости выбирать между нужной функциональностью и производительностью. Разработчики выделяют пять основных функций своей системы:

• Управление документами (Document Management) – виртуальная файловая система, система поиска, CIFS синхронизации, защиты и аудита, оповещения об изменениях, преобразования с основных форматов офисных пакетов в ODF/PDF (PowerPoint во Flash), контроля версий, одноразовой аутентификации (Single Sign-On) через NTLM или LDAP, jBPM интеграция;
• Управление веб-содержимым (Web Content Management) – полноценная CMS система, построенная с применением Spring, Hibernate, Lucene и JSF, которую ставят в один ряд с Drupal/Joomls. Поддерживается любое количество сайтов, автоматическая кластеризация, виртуализация, поддержка проектов, версий, слоев (изменение в файл, но основа остается постоянной, как в unionfs), развертывание копий сайта и многого другого.
• Управление записями (Records Management) – единый репозиторий для управления всеми форматами контента поддерживающий стандарт DOD 5015.2, который используется в министерстве обороны США (у нас другой – ГОСТ ИСО 15489-1-2007/ISO 15489:2001). Реализовано автоматическое извлечение и классификация данных, архивирование в ODF/PDF, аудит и управление доступом, упрощенный экспорт, работа в кластере, быстрый поиск, создание разнообразных отчетов.
• Управление изображениями (Image Management) – единый репозиторий для управления всеми форматами документов, в том числе “оцифровка” входящей информации (бумажный носитель, факс, электронная почта и так далее). Доступна автоматический сбор метаданных и классификация, преобразование во многих форматах (TIFF, JPEG, GIF, PNG, MS Office, PDF и Flash), поиск, автоматическое уведомление.
• Хранилище данных (Content Repository) – включает функции защиты, разграничения доступа, аудита, поиска, поддерживает множество стандартов (Web Services, JSR 168, JSR 170 Level 2, MyFaces, WebDAV, SQL, RSS, ODF, OpenSearch), доступ ко всем действиям через гиперссылку, доступ по протоколам CIFS, FTP, WebDAV и CMIS, комбинированный поиск по многим параметрам.

Собственно система Alfresco разработана с использованием Java технологий, и в состав рабочей среды, кроме тех о которых уже говорилось, входит еще ряд стандартных компонентов: Apache Tomcat, OpenOffice.org (для конвертации документов), Java SE Development Kit (JDK), SWF Tools (утилита pdf2swf необходима для предосмотра PDF документов в Flash) и другие. В качестве сервера приложений вместо Apache Tomcat, который предлагается по умолчанию, может быть использован – JBoss или Weblogic. Для работы Alfresco потребуется наличие СУБД – Apache Derby, MySQL, PostgreSQL и HSQL. Сами разработчики рекомендуют использовать Derby (он предлагается во время установки по умолчанию) в основном при тестировании Alfresco. В рабочей среде лучше выбрать MySQL или PostgreSQL. Об этом напоминает и соответствующая запись журнале появляющаяся после запуска:

Alfresco is using the Apache Derby default database. Please only use this while evaluating Alfresco, it is NOT recommended for production or deployment!

Разработчики Alfresco предлагают два варианта системы: Alfresco Enterprise Edition и Alfresco Labs. В контексте статьи нас интересует бесплатный вариант Alfresco Labs. От коммерческой версии его отличает – отсутствие поддержки со стороны разработчиков (только форум проекта), отсутствие сертификации, основу его составляет нестабильный код. Ориентирован Alfresco Labs для использования разработчиками и энтузиастами в некритических областях.
Alfresco может быть установлен в любой операционной системе, для которой существует все указанные компоненты – Windows, Linux, Solaris и Mac OS X.
Alfresco имеет ряд наград (например InfoWorld: Best of Open Source Applications 2007), поэтому о его плюсах можно рассказывать долго. Но все особенности охватить все равно не получится, здесь как раз тот случай, что лучше один раз увидеть, чем сто раз прочитать. Есть и минусы. Самый важный в наших условиях – плохая локализация, если точнее, то практически полное ее остутствие в некоторых элементах. По адресу [6] можно найти информацию по самостоятельному переводу интерфейса, процесс достаточно простой, единственная проблема здесь – правильный перевод довольно специфических терминов. Здесь же можно скачать готовый пакет, подготовленный Алексеем Чумаковым, последняя правка которого датирована 2006 годом и относится к версии 1.4. На момент написания этих строк актуальной была версия 3.0, в которой произведено достаточно много изменений, поэтому после его установки в интерфейсе можно найти относительно немного надписей на русском языке.

Установка Alfresco

Для работы Alfresco понадобится установленный Java SE Development Kit (JDK) 5 или 6 версии, сервер приложений, СУБД, OpenOffice.org, SWF Tools. На клиенской системе – веб-браузер с плагином для просмотра Flash. Так на странице закачки предлагается несколько файлов, и в зависимости от наличия/отсутсвия указанных приложений следует выбрать подходящий. Наиболее полная поставка включена в группе пакетов подписанных как Alfresco-Labs-3Stable. Такой пакет доступен поставке для трех систем – Windows, Linux и Mac OS X. Причем для Windows предложено 2 варианта – полный (Full-Setup) в состав которой входит весь комплект (веб-клиенты Share и Explorer, DM, WCM, Web Studio, Records Management и SharePoint) и OOo-Setup содержащий только базовый набор, без дополнительных модулей. В состав OOo-Setup уже входит OpenOffice.org, но все остальное, в частности необходимый для работы JDK следует устанавливать самостоятельно. Отдельно доступны пакеты с Tomcat и WAR (Web ARchive) файлы с Alfresco (по 2 версии каждого для Windows и Unix). WAR-пакет предназначен для развертывания ECM-системы на уже работающем сервере приложений. Кроме этого на странице закачки можно найти различные модули для расширения возможностей Alfresco – Microsoft Office add-ins, iGoogle, интеграция с MediaWiki, Alfresco Web Service Client (удаленный доступ к репозитарию Alfresco), поддержки Microsoft SharePoint Protocol, SDK и другие. Некоторые из них уже включены в основной пакет, поэтому перед их загрузкой следует ознакомиться с описанием Alfresco-Labs-3Stable.
Далее рассмотрим установку при помощи комплектов Alfresco-Labs-3Stable содержащих весь набор программ. Процесс для Windows и Linux внешне выглядит одинаково, и отличается лишь размещением файлов по окончании установки. В качестве дистрибутива Linux был выбран Ubuntu 8.04 LTS, кроме этого работоспособность Alfresco проверялась и на CentOS 5.2. Скорее всего, проблем не будет и с другими дистрибутивами, по крайней мере, сами разработчики никаких требований и ограничений по этому поводу не приводят.

Рис. 1. Установка Alfresco достаточно проста, по ходу можно выбрать компоненты

$ chmod +x Alfresco-Labs-3Stable-Linux-x86-Install
$ sudo Alfresco-Labs-3Stable-Linux-x86-Install

Выбираем язык установки и следуем указаниям мастера установки. В предложеном списке среди прочих языков есть и русский, но при его выборе в Windows и Linux читаемого текста не наблюдаем, поэтому скорее всего придется устанавливать на английском.
Благо весь процесс не запутан и можно сказать стандартен. По ходу выбираем вариант установки Typical или Custom. В случае с Custom можно отобрать устанавливаемые компоненты. На следующем шаге мастера установки определяем какую базу данных будем использовать – Apache Derby или MySQL. В случае выбора MySQL далее указываем данные для доступа (пароль root, узел, и название базы данных). Других СУБД – PostgreSQL и HSQL в списке нет, их необходимо настраивать вручную. После копирования файлов установка собственно и заканчивается.

Запуск Alfresco

Для запуска в Windows выбираем в меню Пуск пункт “Alfresco Labs – Start Alfresco Server” или набираем в командной строке:

> cd c:\alfresco
c:\alfresco> alf_start

В Linux просто запускаем скрипт alfresco.sh находящийся в /opt/alfresco. При установке Alfresco-Labs-3Stable пакетов при запуске обычно проблем нет. После успешного запуска в файле alfresco.log, который находится в корне каталога, в который установлен Alfresco, должна пояиться запись:

Successfully Initialized Web Framework

Команда “netstat” должна показать, что на порту 8080 (по умолчанию) открыт сокет. В других случаях, возможно, придется подправить или установить ряд переменных. Например, если JDK устанавливалась самостоятельно, следует настроить переменную PATH (или JAVA_HOME), чтобы она показывала на каталог с JDK. В Windows это можно сделать стандартным путем (Свойства – Дополнительно – Переменные среды). Разработчики предлагают bat скрипт SetPaths.bat выполняющийся автоматически при запуске Alfresco, строка внутри файла по умолчанию указывает на каталог C:\Alfresco\jdk. При необходимости просто исправляем запись на нужную.

Рис. 2. Интерфейс рабочей области частично переведен

В Linux для установки PATH используется файл /etc/profile (или /etc/bash.bashrc или файлы в каталоге /etc/profile.d).

export PATH=$PATH:/usr/java/jdk/bin

После чего регистрируемся в системе и проверяем доступность введя в консоли “java –version”. В Ubuntu после запуска Alfresco на тестовой машине в alfresco.log появилась такая запись:

WARN  [org.alfresco.service.descriptor.DescriptorService] Alfresco JVM - WARNING - maximum heap size 493,063MB is less than recommended 512MB

Настройки параметров запуска JVM находятся в alfresco.bat (Windows) и alfresco.sh (Linux). По умолчанию строка, устанавливающая параметры выглядит так:

rem Set any default JVM options
set JAVA_OPTS=-Xms128m -Xmx512m -Xss96k -XX:MaxPermSize=128m -server

Из них “Xms” – отвечает за начальный размер кучи (в мегабайтах), а “Xmx” устанавливает максимальный. При необходимости изменяем их значения в зависимости от мощности системы и планируемой нагрузки. В документе “Installing and Configuring Alfresco Labs 3 Stable” [7] можно найти некоторые рекомендации по установкам JAVA_OPTS. Например для 50 постоянных пользователей с возможным пиком в 500, рекомендуется размер кучи не менее 1Гб.

Рис. 3. Окно Alfresco Share

Файлы настроек Alfresco

Правка конфигурационных файлов вообщем не обязательная задача, но только заглянув внутрь, можно настроить Alfresco в соответствии с системными настройками, отключить ненужную или включить требуемую функциональность, задать альтернативные пункты меню, локализовать интерфейс и многое другое. Конфигурационные файлы собраны в трех подкаталогах в tomcat/shared/classes/alfresco:

• extension – настройка функциональности Alfresco;
• web-extension – настройка Alfresco Share;
• messages – предназначен для локализации интерфейса.

Большая часть файлов имеющихся в каталогах extension и web-extension имеют окончание sample. В том числе есть и дубликаты с подобным именем для уже рабочих файлов. Например, file-servers-custom.xml и file-servers-custom.xml.sample.

Рис. 4. Администрирование областей Alfresco выполняется через Пульт управления

По структуре часть конфигурационных файлов выполнена в XML формате, часть (с окончанием .properties) просто содержат строки вида “параметр значение”. Назначение большей части настроек можно узнать из сопутствующих комментариев. Единственное неудобно – большое количество самих файлов, хотя их имена позволяют быстро сориентироваться.
Для активации некоторые параметры достаточно расскоментировать или включить/отключить их установив атрибут true/false. Не забудьте сохранить резервные копии, большое количество настроек изменять не рекомендуется, лучше делать это постепенно проверяя результат. Практически все файлы уже находящиеся внутри каталогов, подключены и могут считываться при загрузке, для чего достаточно убрать префикс .sample. При создании новых файлов об их видимости для Alfresco необходимо позаботиться самому.
Например, файл custom-repository.properties подключается в custom-repository-context.xml строкой:

<!-- Override basic repository properties -->
<property name="locations">
<list>
…
<value>classpath:alfresco/extension/custom-repository.properties</value>
</list>
</property>

В custom-repository.properties находим путь к некоторым используемым Alfresco файлам и параметры доступа к БД.

 
# Sample database connection properties
db.name=alfresco
db.username=alfresco
db.password=alfresco
#db.pool.initial=10
#db.pool.max=100
 
# External locations
ooo.exe=C:/Alfresco/OpenOffice.org/program/soffice
ooo.user=${dir.root}/oouser
img.root=C:/Alfresco/ImageMagick
swf.exe=C:/Alfresco/bin/pdf2swf
# Derby connection
db.driver=org.apache.derby.jdbc.EmbeddedDriver
db.url=jdbc:derby:C:/Alfresco/alf_data/derby_data/alfresco;create=true
# MySQL connection
#mysql#db.driver=org.gjt.mm.mysql.Driver
#mysql#db.url=jdbc:mysql://localhost:3306/alfresco

При необходимости использовать другую СУБД, достаточно снять комментарии. Пароль для доступа к БД устанавливается на основании данных взятых из скрипта db_setup.bat (Windows) или db_setup.sql (Linux), который можно найти в каталоге extras\databases\mysql. Чтобы установить другой пароль для доступа к БД при ее создании, следует изменить его в этих файлах или самостоятельно ввести команды взяв их за образец. Аналогично выглядят и другие файлы, к сожалению описания, их иерархии в документации нет.

Рис. 5. Мастер создания пользователя создает также и его рабочую область

Для локализации интерфейса следует скопировать и распаковать в каталог messages, архив взятый по ссылке с [4]. Затем в файле extension/web-client-config.xml и снимаем xml-комментарии с секции и проверяем наличие строки с русской локалью, например так:

   <config evaluator="string-compare" condition="Languages">
      <languages>
         <language locale="ru_RU">Russian</language>
      </languages>
   </config>

Строки для остальных языков можно удалить или закомментировать. Можно вместо Russian написать “Русский”, только для этого следует использовать редактор с поддержкой UTF-8. По окончании сохраняем результат и перезагружаем Alfresco.

Администрирование Alfresco

Теперь познакомимся с особенностями в администрирования Alfresco чуть ближе, регистрируемся в Web Client. Интерфейс частично переведен и в дальнейшем будут использоваться названия категорий в том виде, в котором они доступны после локализации готовыми средствами. Основной рабочего пространства в Alfresco являются области. На корнем областей является “Company Home”, которая состоит из пяти подразделов: Data Dictionary, User Homes, Guest Home, Web Project и Sites. Внутри этих пунктов также могут находиться под пункты. В дальнейшем будем рассматривать работу в “User Homes. Пользователи свои данные хранят в домашней области “Home space”, которые располагаются в “User Homes”. Для быстрого перехода в свою область пользователю достаточно нажать после регистрации ссылку “Моя начальная область” (My Home). Владелец “My Home” имеет полные права, он может создавать новые внутри другие области, добалять и создавать материал и так далее. Все остальные пользователи получают гостевой доступ к чужому “Home space”. Имя пользовательского «Home space» по умолчанию созвучно его логину, под которым он регистрируется в системе.

Рис. 6. Настройки “User Homes”

Рис. 7. Добавление материала в области пользователя

Рис. 8. Предпросмотр документа в DOC формате

Подводим итог

Возможностей в стандартной поставке Alfresco на столько много, что описать их не хватит и книги среднего размера. Но не следует забывать и о дополнительных модулях, которые расширяют возможности этой системы и довольно просто подключаются (в tomcat\shared\classes\alfresco\extension). В целом Alfresco Labs показал себя стабильным приложением, вполне подходящим для использования.

Ссылки:

1. Ежегодный отчет по ECM системам – http://www.cmswatch.com/ECM/Report/
2. Страница Microsoft Office SharePoint Server – http://office.microsoft.com/sharepointserver
3. Сайт проекта DIRECTUM – http://www.directum.ru
4. Сайт проекта Alfresco – http://alfresco.com/
5. Сайт проекта eZ Publish – http://ez.no/
6. Информация о локализации системы и языковые пакеты – http://wiki.alfresco.com/wiki/Language_Packs, http://forge.alfresco.com/projects/alf-russian/
7. Документ “Installing and Configuring Alfresco Labs 3 Final” – http://wiki.alfresco.com/w/images/a/a1/Install_Configure_Alfresco_Lab3Final.pdf